Como gerenciar o escopo em projetos arquitetônicos.
O gerenciamento do escopo é o conjunto de processos que garantem que o projeto inclua todo o trabalho necessário para completá-lo, excluindo todo o trabalho que não é necessário. Aqui o escopo do projeto será definido, desenvolvido e verificado, através da coleta e documentação de requisitos, da criação da declaração do escopo, da criação a estrutura analítica do projeto, do dicionário da EAP, da verificação e do controle integrado de mudanças do escopo.
“Sem dúvida, a razão mais comum que os projetos falham é por causa da declaração do escopo pobre. Com isto quero dizer que as expectativas das partes interessadas e, principalmente, o cliente ou patrocinador, são diferentes das expectativas da equipe do projeto.”(Newell, 2002)
Coletar e Documentar Requisitos
Este primeiro passo é o processo pelo qual podemos definir e documentar os requisitos necessários para atender a todos os objetivos do projeto. O levantamento dos requisitos é dado através da comunicação entre as partes interessadas, que foram registradas no capítulo de gerenciamento do escopo desta dissertação. Em projetos de arquitetura o mais comum é a realização de entrevistas com os clientes para levantamento dos requisitos e atributos do projeto, através da interpretação de suas expectativas. Em projetos de maior porte o programa de necessidades, partido arquitetônico e até mesmo o conceito projetual é predefinido pelo contratante. Aqui quanto mais informação for coletada melhor será a definição do escopo, levando em consideração a qualidade dos requisitos e sua aplicação à realidade do projeto.A equipe pode identificar as necessidades, discutir coletivamente detalhes associados com o cumprimento de cada requisito, conduzir entrevistas e discussões para esclarecer os requisitos e as exigências e criar um documento com detalhes suficientes para medi-los uma vez que o projeto começa, possibilitando o monitoramento e controle durante sua execução. Esse processo é muito importante para o desenvolvimento do projeto, pois a partir dele serão planejados o orçamento, o cronograma e a qualidade, o levantamento de requisitos é considerado a “fundação” do escopo. A documentação dos requisitos será a base para a declaração do escopo, que será explicada a seguir.
Definir o Escopo
A definição do escopo é o processo de desenvolvimento de uma descrição detalhada do projeto e do produto. A base para a definição do escopo é o documento contendo o levantamento dos requisitos. É importante documentar as ferramentas e técnicas utilizadas para definir o escopo do projeto, tais como opinião especializada, análise de produtos ou identificação de alternativas.O escopo do projeto de acordo com a definição do PMBOK® “é o trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas”, ou seja, é tudo o que temos que fazer para que o projeto alcance o sucesso.O escopo do produto são as características que o produto entregue pelo seu projeto irá conter, como definições, especificações, medidas e etc. É aconselhável criar em conjunto com o escopo do produto, o seu critério de aceitação, que é uma medida mensurável para a validação da entrega do produto ou parte dele, isso influencia diretamente na qualidade do produto. A declaração do escopo deve conter uma lista completa das entregas.
“Uma entrega é qualquer produto, resultado ou capacidade para realizar um serviço exclusivo e verificável que deve ser produzido para encerrar um processo, uma fase ou um projeto.” (PMBOK)
Uma boa definição do escopo evita que ocorra mal entendimento das partes interessadas do que e como será realizado, qual será o produto, conforme ilustração acima.
Mal entendimento do projeto por seus stakeholders
Aqui também são definidas as premissas e restrições para o projeto. Premissas são hipóteses ou suposições que a equipe de projeto adota como verdadeiras para a realização do empreendimento, impactando diretamente no planejamento do projeto. Restrição pode ser definida como um limite às opções da equipe do projeto, geralmente adotadas pelo cliente ou patrocinador do projeto.
Criar a Estrutura Analítica do Projeto – EAP
A Estrutura Analítica do Projeto é uma visão do projeto que mostra todo trabalho a ser realizado visando atingir o objetivo do projeto. É uma ferramenta que ajuda a comunicar facilmente os pacotes de trabalho e os processos envolvidos para executar o projeto. A equipe do projeto utiliza a EAP para desenvolver o cronograma, requisitos de recursos e custos do projeto.
EAP Gráfica de um Projeto de um Casa Nova
Há algumas formas de apresentação da EAP, através de diferentes tipos de layouts. A estrutura em árvore, ou gráfica é o formato mais popular para a EAP, ela proporciona uma visualização dinâmica da Estrutura do Projeto, e é comumente criada a partir de um aplicativo desenvolvido especificamente para a criação dessa estrutura organograma, por exemplo, o WBS chart pro®. Após a conclusão da Estrutura Analítica do Projeto recomenda-se a criação de um dicionário da EAP, documento que irá explicar detalhadamente cada pacote de trabalho a ser realizado, facilitando o entendimento do escopo para toda equipe do projeto.
Exemplo de Dicionário da EAP
Verificar o Escopo
Este é o processo de formalização da aceitação das entregas terminadas do projeto. É importante compreender a diferença entre a validação e verificação. Verificação significa que o produto está em conformidade com os requisitos, é um processo para obter a aceitação do cliente enquanto validação significa que o produto atende às necessidades do cliente.Verificar escopo está aliado com a aceitação do produto pelo gerente de projeto, o patrocinador, ou de outras partes interessadas. A verificação do escopo é normalmente realizada após o controle de qualidade e podem ser executadas ao mesmo tempo.
Ciclo de controle do escopo
Mudanças de Escopo
A solicitação de mudança de escopo é utilizada para sugerir uma adição ou subtração do escopo de trabalho acordado para um determinado projeto. Solicitações de mudança de escopo podem ser geridas como parte de um processo de mudança de escopo pré-definido. O sucesso de um projeto depende diretamente do controle e gerenciamento do escopo.
Ciclo de Aprovação da Mudança
Mudanças no escopo podem impactar o custo, cronograma, risco e até mesmo a qualidade do projeto. As solicitações de mudanças ocorrem devido a fatores internos, solicitado por alguma parte interessada visando, por exemplo, resolver um problema, ou fatores externos, regulamentações governamentais, condições de mercado. A chave para um gerenciamento do escopo de sucesso é definir, comunicar e conciliar as solicitações emergentes ao longo do ciclo de vida do projeto, muitos projetos falharam devido à falta de gerenciamento da mudança de escopo.
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