Como gerenciar as partes interessadas em projetos arquitetônicos.
Um dos primeiros passos no planejamento de gerenciamento de projetos é a identificação das partes interessadas. Partes interessadas é uma pessoa ou grupo de pessoas que podem afetar ou ser afetado, impactado por um determinado projeto. Os interessados podem ser pessoas que trabalham em um projeto, grupos de pessoas ou organizações, ou até mesmo os segmentos da população. A parte interessada pode participar ativamente no trabalho de um projeto, pode ser afetada por resultado do projeto, ou em posição de afetar o sucesso do projeto. Os stakeholders podem ser uma parte interna de organização de um projeto, ou externa, como clientes, credores, sindicatos ou membros de uma comunidade.
Dependendo da complexidade e escopo de um projeto, pode haver poucas ou grandes números de partes interessadas. Um projeto pode ser uma parte de um departamento de obras públicas da cidade ou município e poderá incluir todos os membros da comunidade como atores e número na casa dos milhares. À medida que avançamos em direção a identificação das partes interessadas é preciso analisar o cenário do projeto e determinar quais indivíduos ou grupos podem influenciar e afetar o projeto ou ser afetadas pelo seu desempenho e resultado.
Identificação das partes interessadas
A identificação das partes interessadas é o processo usado para identificar todos os stakeholders de um projeto. É importante entender que nem todos os interessados terão a mesma influência ou efeito sobre um projeto, nem serão afetados da mesma maneira. Há muitas maneiras de identificar as partes interessadas de um projeto, no entanto, isso deve ser feito de uma forma metódica e lógica para garantir que os interessados não sejam omitidos. A identificação pode ser feita olhando para as partes interessadas organizacionalmente, geograficamente, ou por envolvimento com as fases do projeto ou resultados.
Outra maneira de determinar as partes interessadas é identificar aqueles que são diretamente afetados pelo projeto e aqueles que podem ser afetados indiretamente. Exemplos de partes interessadas diretamente afetadas são os membros da equipe do projeto ou o cliente do projeto. Aqueles indiretamente afetados podem incluir uma organização adjacente ou membros da comunidade local. Partes interessadas diretamente afetadas geralmente têm maior influência e impacto sobre o projeto do que aqueles afetados indiretamente. Enquanto esses detalhes são desenvolvidos e analisados ainda mais no processo de análise das partes interessadas é importante começar a pensar neles agora visando fornecer uma maneira sistemática de identificação das partes interessadas.
Mapeamento das partes interessadas do projeto
O resultado da identificação das partes interessadas deve ser um registro das partes interessadas do projeto. Este é o local onde a equipe do projeto capta os nomes, informações de contato, títulos, organizações e outras informações pertinentes de todos os interessados. Esta é uma ferramenta necessária durante o gerenciamento dos intervenientes e irá fornecer um valor significativo para a equipe do projeto se comunicar com as partes interessadas de uma forma organizada e sistematizada.
Análise das Partes Interessadas
O processo de identificação das partes interessadas gera uma lista completa de todas as partes interessadas no projeto. Embora a análise das partes interessadas seja feita para cada participante, de forma individual, os agrupamentos, de acordo com a posição geográfica, empresa, envolvimento no projeto, participação direta ou indireta, são úteis para determinar o nível de detalhe exigido neste processo.
O processo de análise das partes interessadas exige um olhar mais atento sobre cada parte interessada para recolher uma informação mais aprofundada, a fim de compreender o seu impacto, os interesses, o envolvimento, os requisitos de comunicação e as preferências. Normalmente, uma tabela é usada para capturar toda esta informação com os nomes dos envolvidos listados um por linha e uma lista de títulos de coluna abordando as informações citadas acima.
Estratégia para as Partes Interessadas
Após realizar a análise dos stakeholders iremos definir as estratégias de acordo com seus poderes de influência nos resultados do projeto e seus interesses. Uma boa forma é agrupá-los em quatro macros grupos estratégicos, conforme ilustração abaixo:
Os Aliados são os integrantes do projeto que tem o mesmo interesse que os planejados para o projeto, ou seja, seus objetivos estão alinhados com a estratégia definida para o projeto. Eles têm alto poder e devem estar ligados diretamente ao gerente do projeto, dotando-o de força política para o sucesso das metas. É preciso manter satisfeitos esses stakeholders, o sucesso do projeto está ligado diretamente a eles, eles estarão sempre dispostos a ajudar nas dificuldades.
A Rede nos projetos são os intervenientes que tem os interesses alinhados aos do projeto e com baixo poder de decisão, influenciando pouco o projeto. A estratégia utilizada é sempre manter informado, fazendo com que se sintam importantes para o projeto e formem uma base operacional com um bom clima para o empreendimento.
Os Desaceleradores tem baixo poder e objetivos que divergem do projeto, é preciso monitorar essas pessoas ou organizações, negociando as ações visando criar um relacionamento de respeito e evitando maiores conflitos. Podem compor esse grupo os concorrentes ou mesmo um setor da empresa que não foi beneficiado com a implantação do projeto. O objetivo do gerente é conseguir fazer com que os integrantes desse grupo migrem para a Rede, mostrando-os os benefícios de contribuir para o projeto.
Os Bloqueadores tem um objetivo divergente do projeto e tem poder de decisão. Aqui as negociações são imprescindíveis, tendo em vista a possibilidade de eles dificultarem diretamente o desenvolvimento do projeto. Quando não for passível de negociação é importante isolá-los, blindando as informações para os mesmos.
Após definir as estratégias é importante pô-las em pratica, agora será possível abordar as situações de acordo com os interesses e poderes de cada parte interessada, tornando mais facilmente gerenciável as situações e conflitos que possam vir a ocorrer durante o desenvolvimento do empreendimento.
É importante ressaltar que o maior interesse aqui e proporcionar que o planejamento estratégico de todas as áreas de conhecimentos possam ser postas em práticas através de um bom relacionamento com todas as partes interessadas. Dessa forma é possível promover um ambiente de trabalho colaborativo e agradável, contribuindo para os bons resultados.
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