Como gerenciar a comunicação em projetos arquitetônicos.

A comunicação eficaz, conseguida a partir de um bom gerenciamento da comunicação, é planejada a partir da lista dos stakeholders. O objetivo aqui é definir quais informações serão comunicadas, como a informação será comunicada, quando a informação será distribuída e com qual frequência. Quem será o responsável por comunicar, quais os modelos padrões e formatos a serem utilizados, tudo visando garantir um bom fluxo de informações, amenizar o retrabalho e os possíveis conflitos.

Métodos e Mecanismos de Comunicação

Os métodos, mecanismos e as tecnologias utilizadas para se comunicar são tão importantes quanto a informação a ser comunicada. As tecnologias de comunicações utilizadas no projeto devem estar disponíveis para toda a equipe do projeto, a fim de se estabelecer uma comunicação eficaz. Os métodos mais comuns nos projetos de arquitetura são troca de e-mails, reuniões presenciais e ligações telefônicas. Atualmente existem as comunicações menos formais como utilização do facebook® e do whatsapp®, apesar de não serem os melhores mecanismos, devido ao caráter informal, demandam menos tempo e podem solucionar algumas questões.

É importante evitar que ocorram barreiras nas comunicações, elas tendem a distorcer o objetivo, dificultando uma comunicação eficaz, segue abaixo alguns tipos de barreiras da comunicação:

Tipos de barreiras da comunicação

Gerenciamento de Reuniões

As reuniões são uma parte essencial para o desenvolvimento de um projeto, no entanto é preciso que as mesmas sejam realizadas e gerenciadas para serem mais breves e proveitosas possíveis. As realizações de reuniões devem levar em consideração o intuito, a disponibilidade dos envolvidos e a necessidade, em muitos casos uma simples troca de e-mails resolve as mesmas demandas em pouco tempo.

Existem algumas técnicas que contribuem para reuniões eficazes, são elas:

Planejar a Reunião (primeiro passo): Definir o objetivo, meta e temas a serem abordados no encontro;
Definir os Participantes: O desempenho da reunião depende diretamente dessa decisão, é preciso saber quais pessoas são imprescindíveis para a reunião, possibilitando que haja uma comunicação de qualidade, sem perca do foco;
Verificar as agendas dos Participantes: Buscar a data e horário mais conveniente a todos os integrantes.
Inicialização: Explicar o motivo da reunião e ouvir possíveis desdobramentos;
Feedback durante a reunião: Avaliar o desempenho da reunião, verificando se todos estão em sintonia com as informações desenvolvidas e se existe algo a acrescentar;
Formalização das informações discutidas: Criar uma ata ou documento que contenha todas as discursões e decisões tomadas, citando as solicitações de mudanças, quem a solicitou, quem será o responsável pela realização e qual o prazo de implantação da mudança aprovada;
Encerramento: Verificar se ficou alguma pendência e se todos entenderam as definições e medidas tomadas durante a reunião.

Padronização dos arquivos

O gerenciamento dos arquivos e documentos deve ser feito visando garantir que sua nomenclatura seja a mais clara possível para todos os intervenientes do projeto, possibilitando que ao ver o nome do arquivo se identifique o conteúdo, a fase do projeto, a natureza e a revisão do mesmo. Assim como na comunicação de informações as nomenclaturas devem ser facilmente entendidas e gerenciadas.

Trazendo para a realidade dos projetos de Arquitetura seguem os marcos ou fases característicos, com respectivas abreviaturas:

EP: Estudo Preliminar;
AP: Anteprojeto;
PL: Projeto Legal;
PE: Projeto Executivo;
DET: Detalhamento Executivo.

Os conteúdos das pranchas ou plantas de desenhos técnicos são normalmente os seguintes:

PLA: Planta Baixa;
COR: Corte;
FCH: Fachada;
DET: Detalhamento.

Segue um modelo de nomenclatura dos arquivos de desenhos técnicos que consegue integrar todas essas informações:

001_PL_ PLA _002_R00

Onde:

001: numero do projeto;

PL: fase do projeto;

PLA: conteúdo do arquivo;

002: numeração do conteúdo;

R00: revisão do arquivo.

Existem outros arquivos além dos citados acima que fazem parte do escopo de um projeto arquitetônico: os documentos de especificações, memoriais descritivos, perspectivas virtuais e croquis. Seguem algumas formatações para as nomenclaturas desses arquivos:

Especificações: 001_PL_ESP_R00

Onde:

001: numero do projeto;

PL: fase do projeto;

ESP: representando especificação;

R00: revisão do arquivo.

Memorial Descritivo: 001_PL_MEM_R00

Onde:

001: numero do projeto;

PL: fase do projeto;

MEM: representando memorial;

R00: revisão do arquivo.

Croqui: 001_CRO_002_R00

Onde:

001: numero do projeto;

CRO: representando croqui;

002: numero do croqui;

R00: revisão do arquivo.

Perspectiva Virtual 3D: 001_3D_002_R00

Onde:

001: numero do projeto;

3D: representando perspectiva virtual;

002: numero da perspectiva virtual;

R00: revisão do arquivo.

Gerenciamento das Expectativas

As expectativas das partes interessadas tem um efeito significativo sobre o sucesso do projeto, desde os desejos das pessoas mais influentes aos com menos poder de decisão. É muito importante deixar claro para os envolvidos os riscos e as possíveis mudanças que venham a ocorrer durante o ciclo de vida de um projeto, deixando claro que ao realizar o orçamento e o cronograma devem ser consideradas essas possibilidades, a fim de se terem estimativas realistas.

O grande desafio aqui é captar as expectativas das partes interessadas, documentar, priorizar, concretizar no projeto e obviamente fazer com que elas estejam alinhadas com os objetivos predefinidos do projeto. Uma comunicação bem executada é fundamental para gerenciar os interesses e devem ser realistas, as más notícias precisam serem informadas, a credibilidade da equipe de projeto pode ser afetada quando há a tentativa de maquiar os atrasos e problemas. Segue abaixo um passo a passo para o gerenciamento das expectativas:

Identificar e avaliar as expectativas

O Pontapé inicial para o gerenciamento das expectativas é entender qual a necessidade do cliente, o prazo que ele deseja, o orçamento previsto pelo mesmo, dentre outros fatores. Esse processo de identificação e avaliação é muito importante e deve ser realizado em uma reunião presencial, potencializando a qualidade das informações a serem coletadas. Aqui as habilidades de comunicação interpessoal precisam ser postas em prática, as necessidades precisam ser coletadas. A avaliação das expectativas identificadas será realizada visando priorizá-las, qualifica-las e alinhá-las ao objetivo ou estratégia do projeto.

Estabelecer expectativas apropriadas

Após conseguir captar todas as informações pertinentes ao desenvolvimento do projeto é preciso adequar as necessidades à realidade. O cliente precisa confiar nas informações que serão passadas para ele, o embasamento teórico e prático das informações é fundamental. Aqui as expectativas irreais serão desmistificadas e adaptadas à realidade do projeto. O alinhamento das expectativas é muito importante para o sucesso do projeto, contribuindo diretamente para a qualidade.

Atender ou exceder as expectativas

Após as necessidades serem alinhadas vem à execução do projeto, agora tudo que foi combinado precisa ser posto em prática. A melhor forma de conquistar os clientes e superar as expectativas dos mesmos, o atendimento das expectativas está ligado diretamente com a qualidade percebida do projeto, logo o fator de sucesso está ligado diretamente com um bom gerenciamento de expectativas das partes interessadas.

Fluxo da comunicação entre as partes interessadas do projeto.

Lições Aprendidas

A documentação das lições aprendidas de um projeto é a melhor forma de aprender com os erros e acertos, servindo de base para uma série de propósitos. Essa formalização dos acontecimentos deve ocorrer durante todo o ciclo de vida do projeto e não somente no encerramento, todas as lições precisam ser documentadas. Essas informações formam uma ferramenta muito valiosa que deve ser utilizada em outros projetos a fim de se desenvolver um processo de melhoria contínua da organização. Aqui tanto os problemas como o sucesso são bem vindos, eles contribuem para evitar ocorrências negativas semelhantes no futuro e potencializar as oportunidades.

Todos devem ter acesso ao documento de lições aprendidas, é preciso incentivar a sua leitura e sua constante atualização dessas informações. A disseminação das lições é muito importante e precisa ocorrer de forma natural dentro do ambiente de trabalho. É importante frisar que projetos bem sucedidos também têm lições muito valiosas.

As lições aprendidas devem ser comunicadas de maneira consistente. Além da categorização e descrição, é importante afirmar qual foi o impacto e fornecer uma recomendação para futuros projetos. A tabela a seguir apresenta um modelo de documentação de lições aprendidas:

É importante que após as lições aprendidas forem coletadas e documentadas a organização aprove e implemente as melhorias de processo identificadas, possibilitando que haja uma melhoria contínua dentro da organização. Esse documento deve ser utilizado como base de conhecimento pois contém informações históricas dos projetos realizados, é essencial para o amadurecimento dos escritórios de arquitetura deve ser parte da cultura da empresa.